YABANCI ŞİRKETLERİN TÜRKİYE'DE İRTİBAT BÜROSU AÇMASINA İLİŞKİN BİLGİ NOTU
16 . 05 . 2024
I- GİRİŞ
İrtibat bürosu; yurt dışı merkezli şirketlerin yalnızca “pazar araştırması”, “Türkiye’de temsil ve
ağırlama”, “Türkiye’deki tedarikçilerin kalite ve standart açısından kontrolü, denetimi ve
tedarikçi temini”, “teknik destek”, “haberleşme ve bilgi aktarımı”, “bölgesel yönetim merkezi”
ve “tanıtım” alanlarında faaliyetlerini yürüten ve yurt dışı merkezli şirkete bağlı olarak
kurulabilen temsilcilikler olarak tanımlanır.
İrtibat bürolarının en önemli özelliği Türkiye’de ticari faaliyette bulunmamalarıdır. Aksi halde
idarece kuruluş izni verilmesi mümkün olmamaktadır. Ayrıca, irtibat büroları bu özelliği ile
şubeden ayrılmaktadır. İrtibat bürosu açma olanağı yalnıca şirketlere tanınmış olup gerek kişi
tacirlerin böyle bir olanakları bulunmamaktadır.
Yabancı Şirketlerin Türkiye’de İrtibat Bürosu Kurmasına İlişkin Düzenlemelerin
Bulunduğu Mevzuat:
4875 sayılı Doğrudan Yabancı Yatırımlar Kanunu (Kanun)
25205 sayılı Doğrudan Yabancı Yatırımlar Kanunu Uygulama Yönetmeliği (Yönetmelik)
II- İRTİBAT BÜROSUNUN KURULUŞU İÇİN ARANAN KOŞULLAR
Yabancı şirketlerin Türkiye’de irtibat bürosu kurabilmeleri için aranan koşullar şunlardır:
1. Yabancı ülkedeki irtibat bürosu kurmak isteyen şirketin, o ülke kanunlarına uygun olarak
kurulmuş olması gerekir.
2. Türkiye’de irtibat bürosu kurmak isteyen şirketin, irtibat bürosu aracılığıyla ticari
faaliyette bulunmayacağını taahhüt etmesi gerekir (Asli koşul olarak belirlenen bu
taahhüdün verilmemesi halinde, kuruluş başvurusunun kabul edilmesi mümkün değildir).
3. Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı’ndan (Bakanlık) faaliyet izni alınmış olması gerekir.
4. Bakanlık incelemesinde, yabancı ülkedeki ana şirketin kuruluşunun üzerinden bir yıl
geçmiş olması koşulu aranabilir.
5. Başvuruda istenen belgelerin eksiksiz sunulması gerekir.
Sanayi ve Teknoloji Bakanlığına yapılacak olan başvuru; istenilen bilgi ve belgelerin tam ve
eksiksiz sunulmuş olması halinde, başvuru tarihinden itibaren on beş iş günü içinde
sonuçlandırılır. Ancak bahsi geçen bu belgelere ek olarak irtibat bürosunun faaliyet alanını
destekleyen belgelerin de ibraz edilmesi gerekmektedir. Bakanlık nezdinde yapılacak olan
incelemede bu husus oldukça önemli olup, söz konusu belgelerin ibraz edilmemesi halinde
başvurunun reddedilmesi muhtemeldir. Örneğin, “bölgesel yönetim merkezi” faaliyet alanının
tercih edilmesi durumunda, yapılacak başvuru ekinde ana şirkete bağlı diğer ülkelerdeki birimleri
tarafından düzenlenen referans mektuplarının sunulması gerekmektedir.
Yabancı şirketlerin, para ve sermaye piyasaları, sigortacılık gibi özel mevzuatı bulunan finansal
alanlarda faaliyette bulunmak amacıyla irtibat bürosu açma talepleri, ilgili özel mevzuatı
çerçevesinde yetkili kılınan kurum veya kuruluşlarca değerlendirilir. Zira, Ekonomi Bakanlığı
gerektiğinde sigortacılık gibi özel olarak faaliyet göstermek için izin, lisans veya benzeri yetkiler
alınması gereken sektörlerdeki irtibat bürosu açma taleplerini, söz konusu izin veya lisansı veren
kurum ya da kuruluşların görüşlerini almak koşulu ile de sonuçlandırabilmektedir.
III- YABANCI ŞİRKETLERİN İRTİBAT BÜROSU AÇABİLMESİ İÇİN GEREKLİ
EVRAKLAR
Bakanlığa başvuru için gereken evraklar; Yönetmelik’te açıklanmakla birlikte, dilekçe
örneklerine de ilgili Yönetmeliğin eklerinde yer verilmiştir.
İrtibat bürosunun kuruluşuna ilişkin Bakanlık başvurusu için gerekli evraklar şunlardır:
1. İrtibat bürosu kuruluşu başvuru formu (Yönetmelik EK-6’da yer verilmiştir.)
1.1. Genel bilgiler kısmında “Faaliyet Konusu”, EK-5 listesinden KOD-4’e göre
seçilecek olup yabancı ana şirketin faaliyet konusuna yer vermeye yöneliktir.
1.2. Birden fazla faaliyet alanı seçilebilir.
1.3. Başvuru formu, iletişim bilgileri ve yetkili imzası taşıyan dilekçe ekinde Bakanlığa
sunulmalıdır.
1.4. Başvuru esnasında herhangi bir harç veya ücret ödemesi yapılmaz.
2. İrtibat bürosu tarafından yürütülecek faaliyetlerin kapsamı ve büronun ticari faaliyet
yürütmeyeceğine ilişkin taahhüdü içeren beyanname metni (Yönetmelik EK-7’de yer
verilmiştir.)
2.1. Boşluk bırakılan alan, başvuru formunda (EK-6) yer alan faaliyet konuları arasından
seçilerek yazılır.
2.2. Yabancı şirket yetkilisinin imzalaması gerekir.
3. Beyannameyi imzalayan yabancı firma yetkilisinin imza yetkisini gösteren belge
(Beyanname metnini (EK-7) imzalayan firma yetkilisinin imza yetkisini gösteren
belgedir.)
3.1. 11 Ocak 2024'te Lahey Konvansiyonu, Çin ve Kanada arasında yürürlüğe girecek ve
05.05.2024 tarihinde, Konvansiyon bu ülkelerde yürürlüğe girdikten sonra Çin ve
Ruanda arasında yürürlüğe girecek; böylece apostil uygulayan ülkelerin toplam
sayısı 126'ya ulaşacaktır. Bu bağlamda, apostil uygulamasının şu an için bazı
ülkelerde uygulaması ve hukuki karşılığı bulunmamaktadır. İrtibat bürosu kurmak
isteyen yabancı firmanın merkezinin bulunduğu ülke bu noktada önem
kazanmaktadır. Apostil uygulaması bulunmayan ülkelerde “imza yetkisini gösteren
belgenin” ilgili Türk Konsolosluğu tarafından onaylanması gerekmektedir.
3.2. İlgili belgenin yeminli tercüman tarafından tercüme edilmiş halinin de bulunması
gerekmektedir.
4. Faaliyet (sicil) belgesi
Resmi birimlerce onaylanmış ve tercüme edilmiş olması gerekmektedir.
5. Faaliyet raporu yahut bilanço – gelir tablosu
5.1. Yabancı şirket tarafından hazırlanmalıdır.
5.2. Resmi birimlerce onaylanmış ve tercüme edilmiş olması gerekmektedir.
6. Yetki belgesi
6.1. İrtibat bürosunun faaliyetlerini yürütmekle görevlendirilmiş kişi veya kişilere
verilmek amacı ile düzenlenen yetki belgesidir.
6.2. Resmi birimlerce onaylanmış ve tercüme edilmiş olması gerekmektedir.
7. Vekaletname
7.1. İrtibat bürosu kuruluşu başka bir kişi veya avukat aracılığı ile takip ediliyorsa, bu
konuda verilmiş vekaletname belgesidir.
7.2. Vekaletnamenin “İrtibat bürosu kuruluş işlemlerini yürütmeye yetkili” ibaresi
içermesi gerekmektedir.
İrtibat bürosunun kuruluşu için Bakanlığa sunulması gereken evraklara yukarıda detaylı olarak
yer verilmiş olup, kuruluş izni alınması akabinde ilgili Vergi Dairesi’ne ve Teşvik Uygulama ve
Yabancı Sermaye Genel Müdürlüğü’ne sunulması gereken evraklar aşağıda belirtilmiştir.
İrtibat Bürosu Kuruluşunda Sunulması Gereken Evraklar
•Başvuru formu
•Beyanname metni
•İmza yetkisini gösteren belge
•Faaliyet Belgesi
•Faaliyet raporu yahut bilanço – gelir tablosu
•Yetki belgesi
•Vekaletname belgesi
Vergi Dairesine Yapılacak Başvuruda Sunulması Gereken Evraklar
•Kuruluş izni
•Kira sözleşmesi
•Büro müdürünün vekaltnamesi
•İşe başlama bildirim formu
•Büro müdürünün unvan altında imza beyannamesi
•Büro müdürünün noter onaylı kimlik ve ikametgah suretleri
Genel Müdürlüğe Yapılacak Bildirimde Sunulması Gereken Evraklar
•Vergi dairesi kayıt yazısı
•Kira sözleşmesi
•Büro kuruluş izni
•Büro faaliyet bildirim formu
•SGK ve İŞKUR açılış işlemlerine ilişkin belgeler
•Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı Bölge Müdürlüğünden büroya ilişkin alınması gereken belgeler
•Gerekli durumlarda belediye izin belgesi
Bakanlığa teslim edilecek olan evraklar, irtibat bürosunun kuruluş sürecini yürütecek olan yetkili
kişinin kimlik, iletişim ve adres bilgilerini içeren bir dilekçenin ekinde sunulmalıdır.
Bakanlık tarafından irtibat bürosu kuruluş iznininverilmesinin akabinde, vergi dairesine kayıt
belgesi ve eğer büro kira sözleşmesine konu edilmişse bu kira sözleşmesinin birer örneği en geç
bir ay içerisinde Teşvik Uygulama ve Yabancı Sermaye Genel Müdürlüğü’ne teslim edilmelidir.
IV- İRTİBAT BÜROLARININ FAALİYET ALANLARI VE SÜRELERİ
İrtibat büroları; yalnızca “pazar araştırması”, “temsil ve ağırlama”, “Türkiye’deki tedarikçilerin
kalite ve standart açısından kontrolü, denetimi ve tedarikçi temini”, “teknik destek”, “haberleşme
ve bilgi aktarımı”, “bölgesel yönetim merkezi” ve “tanıtım” alanlarında faaliyet gösterebilirler.
İrtibat bürolarının ticari faaliyette bulunması, gelir elde etmesi ise söz konusu olmamaktadır.
Aksi halde yaptırım ile karşı karşıya kalınacaktır.
Bakanlığa sunulacak başvuru formu ile irtibat bürosuna ilişkin birden fazla faaliyet alanı
seçilebilmektedir. Ancak bu durumda; büronun faaliyet alanının seçimi, Bakanlık takdirine
bırakılmaktadır. Bakanlık, yaptığı değerlendirme çerçeveside belirtilen faaliyet alanlarından bir
alanı seçer ve irtibat bürosunun faaliyet alanı olarak belirler.
İrtibat bürolarına kuruluş itibariyle verilecek azami izin süresi üç yıldır. Ancak, irtibat
bürolarının faaliyet sürelerini uzatmaları mümkündür. Faaliyet sürelerini uzatmak isteyen
büroların, faaliyet süreleri sona ermeden Teşvik Uygulama ve Yabancı Sermaye Genel
Müdürlüğü’ne başvurması gerekir. Ancak istisnai olarak “pazar araştırması” ve “tanıtım”
alanlarında faaliyet gösteren irtibat bürolarının, faaliyet süresinin uzatılmasını talep etme
imkanları bulunmamaktdır.
Süre uzatma talepleri Müdürlük tarafından; irtibat bürosunun geçmiş yıl faaliyetlerini, bağlı
olduğu şirketin Türkiye’de geleceğe yönelik iş planlarını ve hedefleri, hali hazırdaki ve
öngörülen harcama tutarı ve çalıştırdığı personel sayısı gibi hususlar gözetilerek değerlendirilir.
Ancak, pazar araştırması veya yabancı şirketin ürünlerinin ya da hizmetlerinin tanıtımını yapmak
üzere izin alan irtibat bürolarının faaliyet süreleri uzatılmaz.
Başvuru incelemesinde dikkat edilen ve idarece verilecek kararda esas alınan hususlardan biri
ise, seçilen faaliyet alanını destekleyecek bilgi ve belgelerin başvuru ekinde sunulmasıdır. Örnek
vermek gerekirse; “bölgesel yönetim merkezi” faaliyet alanını seçen şirketlerin, diğer
ülkelerdeki birimlerinden alınmış ıslak imzalı referans mektubunun başvuru ekinde Bakanlığa
ibraz edilmesi gerekmektedir.
Her yıl en geç mayıs ayı sonuna kadar büronun geçmiş yıl faaliyetlerini içeren bir bilgi formunun
Teşvik Uygulama ve Yabancı Sermaye Genel Müdürlüğü’ne teslim edilmesi zorunludur. Bu
formu iletmeyen irtibat bürolarının süre uzatma talepleri değerlendirilmeye alınmaz. Faaliyet
izinleri ise re’sen iptal edilebilir. Anılan forma, Yönetmelik EK-4’te yer verilmiştir.
Aşağıda yer alan tabloda, irtibat bürolarının faaliyet alanları ve kapsamlarına, ayrıca kuruluş izin
süreleri ve uzatma izin sürelerine yer verilmiştir.
Pazar Araştırması
•İzin Süresi: 3 yıl (izin süresi uzatılmaz)
•Faaliyet Kapsamı: Türkiye pazarının araştırılması
Tanıtım
•İzin Süresi: 3 yıl (izin süresi uzatılmaz)
•Faaliyet Kapsamı: Yabancı şirketin mal ve hizmetlerinin Türkiye’de tanıtılması
Türkiye’deki tedarikçilerin kalite ve standart açısından kontrolü, denetimi ve tedarikçi temini
•İzin Süresi: 3 + 5 yıl
•Faaliyet Kapsamı: Yabancı şirket adına üretim yaptırılan şirketlerin,
yabancı şirketin kalite standartları çerçevesinde denetlenmesi, yabancı
şirketin taleplerin ilişkin ürün ve üretici temini
•Faaliyet Kapsamı: Yabancı şirket adına üretim yaptırılan şirketlerin,
yabancı şirketin kalite standartları çerçevesinde denetlenmesi, yabancı
şirketin taleplerin ilişkin ürün ve üretici temini
Temsil ve ağırlama
•İzin Süresi: 3 + 5 yıl
•Faaliyet Kapsamı: Yabancı şirketin sektörel kuruluşlar nezdinde ve
ilgili organizasyonlarda temsil edilmesi, yabancı şirket yetkililerinin
Türkiye’deki faaliyetlerinin koordinasyonu ve organizasyonu, bu
kişilerin ofis kullanım ihtiyaçlarının karşılanması, yabancı şirketin
sektörel kuruluşlar nezdinde ve ilgili organizasyonlarda temsil
edilmesi, yabancı şirket yetkililerinin Türkiye’deki faaliyetlerinin
koordinasyonu ve organizasyonu, bu kişilerin ofis kullanım
ihtiyaçlarının karşılanması
•Faaliyet Kapsamı: Yabancı şirketin sektörel kuruluşlar nezdinde ve
ilgili organizasyonlarda temsil edilmesi, yabancı şirket yetkililerinin
Türkiye’deki faaliyetlerinin koordinasyonu ve organizasyonu, bu
kişilerin ofis kullanım ihtiyaçlarının karşılanması, yabancı şirketin
sektörel kuruluşlar nezdinde ve ilgili organizasyonlarda temsil
edilmesi, yabancı şirket yetkililerinin Türkiye’deki faaliyetlerinin
koordinasyonu ve organizasyonu, bu kişilerin ofis kullanım
ihtiyaçlarının karşılanması
Teknik destek
•İzin Süresi: 3 + 5 yıl
•Faaliyet Kapsamı: Distribütörlere yönelik eğitim veya teknik destek
sağlanması, tedarikçi üreticilere kalite standartlarını arttırmaları
yönünde destek hizmeti sunulması
•Faaliyet Kapsamı: Distribütörlere yönelik eğitim veya teknik destek
sağlanması, tedarikçi üreticilere kalite standartlarını arttırmaları
yönünde destek hizmeti sunulması
Bölgesel yönetim merkezi
•İzin Süresi: 3 + 10 yıl
•Faaliyet Kapsamı: Yabancı şirketin, diğer ülkelerdeki birimlerine
yönelik olarak; yatırım ve yönetim stratejilerinin oluşturulması,
planlama, tanıtım, satış, satış sonrası hizmetler, marka yönetimi,
finansal yönetim, teknik destek, AR-GE, dış tedarik, yeni geliştirilen
ürünlerin test edilmesi, laboratuvar hizmetleri, araştırma ve analiz,
çalışanların eğitimi gibi faaliyetlere ilişkin koordinasyon ve yönetim
hizmeti sağlanması
Haberleşme ve bilgi aktarımı
•İzin Süresi: 3 + 5 yıl
•Faaliyet Kapsamı: Türkiye ile iş ilişkisi içinde bulunan yabancı şirkete
iletilmek üzere; piyasadaki gelişmeler, tüketici eğilimleri, rakip
firmaların ve distribütörlerin satış durumları, distribütör firmanın
performansı vb. konulara ilişkin bilgilerin toplanması ve şirkete
aktarılması
V- İRTİBAT BÜROSUNUN GİDERLERİ
Şubeden farklı olarak irtibat bürolarının kendine ait ayrı bir malvarlığı bulunmamaktadır. Tüm
faaliyetleri ile gider ve masrafları, yurt dışındaki şirket tarafından finanse edilir.
İrtibat büroları herhangi bir ticari gelir veya kazanç elde etmediğinden, katma değer vergisi
(KDV) ve kurumlar vergisine tabi değildir. Yurt dışından yabancı ana şirket tarafından
gönderilen yabancı para (konvertibl) ile ödenen irtibat bürolarının personeli de gelir vergisinden
muaftır. İrtibat büroları; büroda çalışanların ücret ve SGK ödemeleri, büro kira ödemeleri vs.
gibi Türkiye’de bulunan kişi ve kurumlara ödemeler yapabilmektedir.
VI- İRTİBAT BÜROSU ÇALIŞANLARI
İrtibat bürosunda çalışan kişilerin işvereni, (Yargıtay’ın bu konudaki emsal kararları
doğrultusunda) yurt dışındaki ana şirkettir. Bir başka deyişle, irtibat bürosu, işveren sıfatını haiz
değildir.
İrtibat bürosu çalışanı eğer Türk vatandaşı ise, ödenen ücret üzerinden gelir vergisi kesintisi
yapılmaz. Ancak, SGK işçi - işveren primi kesilir ve ilgili Müdürlüğe yatırılır.
İrtibat bürosunda çalışan kişi bir yabancı ise, Türkiye’de sigortalı sayılmaması için (çalışan
adına SGK primi ödememesi için) vatandaşı olduğu ülke ile sosyal sigorta anlaşmasının olması,
yabancı ülkede sigortalı olduğuna dair gerekli bilgi ve belgelerin işverence bulundurulması
gerekmektedir.
VII- DEĞERLENDİRME VE SONUÇ
Yukarıda aktarılan bilgiler kapsamında kabul edilen ve kesinleşen bir irtibat bürosu kuruluş
başvurumuz hakkında, kısaca şunları ifade etmek mümkündür:
1- Türkiye’de irtibat bürosu kurmak isteyen ve yukarıda II. Bölümde yer verilen şartları
sağlayan bir yabancı şirket, öncelikle irtibat bürosu aracılığı ile herhangi bir şekilde ticari
faaliyette bulunmayacağını bilerek bir faaliyet alanı belirlemeli ve bu faaliyet
öngörülerini temellendirmelidir. Önemle vurgulamak gerekir ki, irtibat bürolarının
belireyebileceği yalnızca yedi faaliyet alanı bulunmaktadır. Bu faaliyet alanlarına, IV.
Bölümde detaylı olarak yer verilmiştir.
2- III. Bölümde belirtilen evraklar, başvuru sürecini takip eden kişi veya kişilerin kimlik ve
irtibat bilgilerinin de yer aldığı bir dilekçe ekinde, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı’na
eksiksiz bir biçimde teslim edilmelidir.
3- Belirlenen faaliyet alanı, başvurucu tarafından temellendirilmelidir. Bunu destekleyen
bilgi ve belgeler ise Bakanlığa başvuru ekinde sunulmalıdır.
4- Başuru neticesinde, kuruluş izni verilmesi halinde, yetkili kişi veya kişiler tarafından
ilgili Vergi Dairesi’ne başvuruda bulunulmalıdır. Vergi kaydının açılması akabinde
Teşvik Uygulama ve Yabancı Sermaye Genel Müdürlüğü’ne bildirimde bulunulması
gerekmektedir.
5- Burada unutulmaması gereken önemli bir husus ise; vergi dairesi kayıt yazısının ve kira
sözleşmesinin, kuruluş izni verildiği tarihten itibaren 1 ay içerisinde Teşvik Uygulama
ve Yabancı Sermaye Genel Müdürlüğü’ne ibraz edilmesi gerektiğidir.
6- Son olarak; irtibat bürolarının belirli süreliğine kurulabildiğini, faaliyet sürelerinin bir
kereye mahsus olmak üzere uzatılabildiğini (Pazar araştırması ve tanıtım faaliyeti
gösteren irtibat bürolarını faaliyet süreleri uzatılmaz), faaliyet alanlarına göre uzatma
sürelerinin değiştiğini vurgular, tüm bu hususların IV. Bölümde açıklandığını hatırlatmak
isteriz.
Attorney at Law